Tüm beyaz yakalar bilir ki yıllık izin dönemleri her açıdan oldukça yoğun geçen dönemlerdir. İzne çıkan personelin yarattığı boşluk, ofiste kalanlara ekstra iş yükü olarak dönebilir. Bu nedenle yapılacak iş de imzalanacak belge sayısı da ikiye katlanabilir. Peki, bir günde imzalanması gereken belgelerin iki katını imzalamak zorunda kaldığınızda ne kadar zaman kaybedeceğinizi biliyor musunuz? Gelin, kısa bir hesaplama yapalım ve daha sonra bu zamanı kaybetmemek için ihtiyacınız olan çözümden biraz bahsedelim!
Diyelim ki ortalama büyüklükte bir finans şirketinde çalışıyorsunuz. Bulunduğunuz departmanda ise imza yetkisine sahip 2 yöneticiden biri sizsiniz. Yönetimdeki arkadaşınız ise harika bir tatil planıyla çalışmalarına bir süre ara vererek izne çıktı. İlk olarak kendi tatil planınızı düşünerek motivasyonunuzu yükseltmenizi öneriyoruz. Şimdi imza süreçlerine geçelim.
Normal koşullarda departmandan günde yaklaşık 10-15 adet belge geliyor. Siz bu belgeleri ıslak imza ile imzalıyor ve diğer yönetici arkadaşınıza iletiyorsunuz. En verimli senaryoda her bir belge için 8 ila 10 dakika arasında zaman harcıyor olmanız olası. Belgenin incelenmesi ve doğruluğunun kontrol edilmesi süresini ise bu hesaplamaya dahil etmiyoruz. Siz belgeyi imzaladıktan sonra sıra diğer imzacıya geliyor. Dokümanların diğer imzacıya teslim edilmeleri içinse hesabımıza her bir belge için 2 dakika daha ekleyelim.
Yani ıslak imza ile günlük belge imzalama süreniz en basit olasılıkla (8+2)x10= 100 dakika.
İş arkadaşınızın izinde olması ise belgelerin günlerce imzalanamaması anlamına geliyor. Bu noktada iki seçeneğiniz var: Ya belgeleri kurye ile kendisine ileteceksiniz ya da karalar bağlayıp bekleyeceksiniz. Peki, işler sizi bekleyecek mi?
Tüm senaryo aynı olmak üzere bu defa belgelerin elektronik ortamda güvenli e-İmza ile imzalandığını düşünelim. Düzenlenen doküman size belge akışı sistemi üzerinden ulaştı. Bu defa işiniz ıslak imzadan biraz daha kolay. e-İmzanızı kullanarak her bir belgeyi 3 dakika gibi bir sürede imzaladınız ve belge akışı içinde ikinci imzacıya 1 dakikada gönderdiniz.
Bu noktada hesabımız yalnızca sizin için şu şekilde olacak: (3+1)x10=40 dakika.
Yalnızca e-İmza kullanarak imzalama işlemlerini %60 oranında kısaltmak mümkün. Şimdi gelelim esas konuya… Diğer imzacı izinde ve kendisi izin günlerinde maillerini kontrol etmekten pek hoşlanmıyor. İmza akışının tamamlanması için bekleyeceğiniz uzun saatler sizi bekliyor demektir. Arkadaşınızın mailleri görmesi ve belgeleri imzalaması süreci gününüzün geri kalanını oldukça zor hale getirebilir. Biz yine iyimser bir şekilde diğer imzacının belgeleri imzalama süresini gün ortasından mesai sonuna kadar düşünelim ve hesabınıza tamı tamına 330 dakika.
Böylece tahmini hesap şu şekilde güncelleniyor: (3+1)x10=40; 40+330= 370 dakika.
Öyleyse ıslak imzadan e-İmzaya geçmek de tek çözüm sayılmaz. O zaman esas çözüm ne?
Çözüm için sizi daha fazla bekletmeyelim. Tüm senaryoyu yeniden gözünüzde canlandırın ve belgeleri hızlıca imzaladığınızı hayal edin. Belgeleri kendi e-İmzanız ile imzalayın ve akışa dahil edin. Peki, ikinci imzacıya belge göndermeyecek misiniz? Hayır, çünkü yönetici arkadaşınız izne çıkmadan önce sizi Aç Bak İmzala üzerinden vekil imzacı olarak yetkilendirmişti. Yani diğer imzacının ofiste olmasına hatta maillerini kontrol etmesine bile gerek yok. Vekalet sistemi sayesinde Aç Bak İmzala’da imzalama işlemi anında tamam! Üstelik tüm süreci siz yönetebildiğinizden her belgeyi göndermek için harcadığınız ekstra 1 dakika da artık yalnızca size kaldı. Kısacası Aç Bak İmzala ile gün boyunca belge imzalamaya harcadığınız sürenin formülü şu:
3x10= 30 dakika. Bir önce hesaba göre Aç Bak İmzala’nın size sağladığı zaman tasarrufu ise 370-30=340 dakika.
Görüldüğü üzere matematik sizin için her şeyi açıkladı. Öyleyse siz de Aç Bak İmzala’yı hemen 15 gün ücretsiz deneyin! Bireysel ya da kurumsal paketleri ve ücretleri incelemek için web sitemizi ziyaret edin. Günde 340 dakika yalnızca size kalsın!
